Olsztyn, dnia 02.10.2019 r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Zamawiający: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie, Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, Strona: www.zamkigotyckie.org.pl, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl,tel./fax. 89 535 32 76

 I INFORMACJE OGÓLNE

Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” na podstawie art. 4 ust. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759
z późniejszymi zmianami) oraz Regulaminu wewnętrznego w zakresie procedur udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 30 tysięcy euro, stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Biura Stowarzyszenia gmin „Polskie zamki gotyckie”, zaprasza do składania ofert na wykonanie audytu finansowego z realizacji projektu nr PR/1/008/2018 ‘Tourism beyond the boundaries – tourism routes of the cross-border regions of Russia and North-East Poland’/ Turystyka bez granic – szlakami turystycznymi na obszarach transgranicznych Rosji i północno-wschodniej Polski.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

79212000-3 – usługi audytu

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie audytu finansowego z realizacji projektu nr PR/1/008/2018 ‘Tourism beyond the boundaries – tourism routes of the cross-border regions of Russia and North-East Poland’/ Turystyka bez granic – szlakami turystycznymi na obszarach transgranicznych Rosji i północno-wschodniej Polski, dofinansowanego ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020, Cel tematyczny: DZIEDZICTWO: Promocja kultury lokalnej i zachowanie dziedzictwa historycznego, Priorytet 1 Współpraca w zakresie zachowania i transgranicznego rozwoju dziedzictwa historycznego, przyrodniczego i kulturowego, zgodnie z umową PLRU.01.01.00-28-0008/18-00.

2. Celem usługi audytorskiej jest zapewnienie zgodności wydatków w ramach Projektu z prawem krajowym i prawodawstwem UE, jak również ich zgodności z wymogami Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020 i postanowieniami Umowy o dotację zawartej przez Zamawiającego, w tym obowiązującej wersji formularza wniosku o dofinansowanie projektu. Zadaniem audytora jest więc potwierdzenie ścieżki audytu, w tym potwierdzenie, że usługi, dostawy lub prace zostały zakończone, wykonane lub zainstalowane, a wydatki zadeklarowane przez Zamawiającego zostały przez niego opłacone. W tym celu audytor przeprowadza rachunkową, administracyjną i merytoryczną weryfikację wydatków przedstawionych przez Zamawiającego w sprawozdaniu okresowym/końcowym projektu, aby zapewnić, że wydatki: 1) zostały poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie i budżetem projektu; 2) zostały ujęte w katalogu wydatków kwalifikowalnych stanowiącym część dokumentów Programu związanych z kwalifikowalnością wydatków i umową o dotację; 3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków projektu; 4) zostały poniesione zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności zgodnie z zasadą „najlepszego stosunku jakości do ceny”; 5) zostały prawidłowo udokumentowane; 6) zostały uwzględnione w dokumentach księgowych.

3. Usługa audytu finansowego powinna być wykonana zarówno w terminie realizacji Projektu (w przypadku każdego wniosku o płatność składanego przez Zamawiającego) oraz po zakończeniu realizacji projektu w formie końcowego raportu z audytu, przełożonego w Biurze Zamawiającego.

4. Usługa audytu finansowego powinna zostać wykonana zgodnie z wymaganiami określonymi przez Program Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020, dostępnymi na stronie https://www.plru.eu (wytyczne wraz wzory dokumentów dostępne są w zakładce dla Beneficjentów). W związku z tym że językiem Programu jest język angielski dlatego wszelka obowiązująca dokumentacja jest w języku angielskim. Raport z audytu powinien być sporządzony w języku angielskim i w języku polskim, zgodnie z wytycznymi (GUIDELINES ON EXPENDITURE VERIFICATION wraz z polskim roboczym tłumaczeniem) stanowiącymi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego oraz dostępnymi pod adresem: https://www.plru.eu/en/pages/6

5. Zgodnie z wymaganiami Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020 o zamówienie mogą występować Wykonawcy spełniający następujące warunki:

  • Wykonawca tzn. Audytor musi spełniać co najmniej jeden z następujących wymogów:
  1. być członkiem krajowej władzy lub organu ds. rachunkowości i audytu, który jest członkiem IFAC;
  2. być członkiem krajowej władzy księgowej lub organu lub podmiotu audytowego. Jeżeli organizacja ta nie jest członkiem IFAC, audytor musi zobowiązać się do pracy zgodnie ze standardami IFAC i kodeksami etycznymi oraz musi posiadać co najmniej jeden z poniższych certyfikatów: CIA, CGAP, ACCA, CIMA;
  3. być wpisany na listę biegłych rewidentów prowadzoną przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów.
  • Weryfikując zamówienia publiczne, audytor musi dodatkowo spełnić co najmniej jeden z poniższych wymogów:
  1. przeprowadził kontrolę prawidłowości co najmniej 10 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego objętych prawem zamówień publicznych;
  2. świadczył co najmniej 10 usług doradztwa prawnego w zakresie stosowania prawa zamówień publicznych, w tym m. in. wydając pisemne opinie prawne reprezentujące przed Krajową Izbą Odwoławczą.
  • Audytor musi posiadać odpowiednią znajomość języka angielskiego, która odpowiada co najmniej B2 Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego.

6. Usługa dotyczy audytu finansowego na poziomie tylko części projektu Zamawiającego (działania miękkie, bez elementów inwestycyjnych) o maksymalnej wartości do 134 156,00 Euro.

7. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2021 r.,

8. Miejsce realizacji zamówienia: Olsztyn (województwo warmińsko-mazurskie).

III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

  1. Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz Ofertowy” (załącznik nr 1), w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo.
  2. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz.
  3. Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie: ceny brutto. Wykonawca w cenie oferty winien uwzględnić wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia, Wykonawca winien zastosować właściwą stawkę podatku VAT.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

  1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią warunki określone w pkt. II 5 zapytania ofertowego dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności; b) posiadania wiedzy i doświadczenia; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
  2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą: spełnia/nie spełnia. Wykonawcy, którzy nie spełnią wymaganych warunków lub nie złożą oświadczeń i dokumentów potwierdzających ich spełnienie, zostaną wykluczeni z postępowania, a ich oferty zostaną uznane za odrzucone.
  3. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który spełni wymagania zapytania ofertowego i uzyska największą liczbę punktów oraz uzyska akceptację Instytucji Zarządzającej Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020 do realizacji usługi. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który uzyskał kolejno największą liczbę punktów.

V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW

  1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawców warunków, o których mowa w dziale IV pkt. 1 zapytania ofertowego Wykonawca złoży Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
  2. Pełnomocnictwo do podpisywania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba do tego upoważniona.

VI. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego.

VII. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani wariantowych.

VIII. Zamawiający nie planuje udzielania zamówień uzupełniających.

IX. Zamawiający przewiduje możliwość odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie będzie leżeć w interesie publicznym. Odstąpienie od umowy w takim przypadku powinno nastąpić w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W przypadku odstąpienia od umowy Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do daty odstąpienia od umowy.

X. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

XI. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

XII. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymogami określonymi w ,,Zapytaniu ofertowym”.

 XIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY, OSOBA DO KONTAKTU

Ofertę cenową należy przesłać w formie scanu oryginału podpisanych dokumentów  (wraz z załącznikiem nr 2) drogą elektroniczną na adres e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, wpisując
w temacie wiadomości „Oferta na usługę wykonanie audytu finansowego dla  projektu nr PR/1/008/2018”

w terminie do dnia 10 października 2019 r., do godz. 16:00

Oferty, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie zostaną odrzucone.

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana przez Zamawiającego, zobowiązany będzie, przed podpisaniem  umowy w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia, przekazać Zamawiającemu oryginał podpisanej oferty wraz ze wszystkimi załącznikami.

Osoba do kontaktu z Wykonawcami: p. Izabela Narożniak, tel. 535 887 090, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl.

XIV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

XV. INFORMACJE DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI

Realizacja usługi będzie w dwóch równych częściach, w tym ostatnia po złożeniu raportu końcowego z realizacji Projektu przez Zamawiającego. Usługa będzie płatna  przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę, na podstawie faktury wystawionej przez Zleceniobiorcę, w terminie 7 dni od otrzymania faktury przez Zleceniodawcę.

XVI. WYJAŚNIENIE I MODYFIKACJA ,,ZAPYTANIA OFERTOWEGO’’

1. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej. Dokonana modyfikacja zostanie także niezwłocznie przekazana wszystkim wykonawcom, którzy pobrali zapytanie ofertowe.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.

XVII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

  1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria podane poniżej:
Lp. Nazwa kryterium Waga
1. Cena 100%

Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określone we wskazanym kryterium otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałym wykonawcom, wypełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) liczba punktów, zgodnie ze wzorem:

 

Cena brutto najkorzystniejszej oferty

————————————————————  x 100%

Cena brutto badanej oferty

 

  1. Jeśli proponowana cena za usługę, odbiegać będzie od założeń budżetowych projektu – Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji.
  2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

XVIII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY  W  CELU  REALIZACJI  USŁUGI:

  1. Zamawiający powiadomi o rozstrzygnięciu postępowania na wskazany w ofertach Wykonawców adres poczty elektronicznej. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronach: www.zamkigotyckie.org.pl.
  2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą niezwłocznie po przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak, niż przed upływem terminu związania ofertą.
  3. Zamawiający informuje, iż niniejsze postępowanie nie jest prowadzone na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
  4. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej zamkigotyckie.org.pl  oraz jest dostępne w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Pieniężnego 10.

XIX. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH WYNIKAJĄCE Z OBOWIĄZKU OKREŚLONEGO ART. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119
z 04.05.2016, str 1), dalej RODO informuję, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający – Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” reprezentowane przez Przewodniczącego Zarządu – Piotra Grzymowicza oraz Dyrektor Biura Stowarzyszenia – Izabelę Narożniak, adres Zamawiającego: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, ul. Pieniężnego 10,
    10-006  Olsztyn, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, tel. 535 887 090.
  2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem na wykonanie audytu finansowego z realizacji projektu nr PR/1/008/2018 prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.
  3. W związku z przetwarzaniem danych w celach związanych z przedmiotowym postępowaniem, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
  4. Pani/Pana dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane zgodnie
    z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym z mocy prawa.
  5. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
  6. Posiada Pani/Pan:
  • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
  • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
  • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

7. Nie przysługuje Pani/Panu:

  • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
  • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych , gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c RODO.

 

Dyrektor Biura Stowarzyszenia

Izabela Narożniak

 

zapytanie_ofertowe

Formularz_Ofertowy_Zalacznik_nr_1

Oswiadczenie_Wykonawcy_Załacznik_nr_2