Olsztyn, dnia 12.02.2020 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, ul. Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, strona: www.zamkigotyckie.org.pl, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, tel. 89 535 32 76
I INFORMACJE OGÓLNE
Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” na podstawie art. 4 ust. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami) oraz Regulaminu wewnętrznego w zakresie procedur udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 30 tysięcy euro, stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Biura Stowarzyszenia gmin „Polskie zamki gotyckie”, zaprasza do składania ofert na zaprojektowanie, wykonanie, dostawę gadżetów reklamowych z nadrukiem dla projektu nr PR/1/008/2018 ‘Tourism beyond the boundaries – tourism routes of the cross-border regions of Russia and North-East Poland’/ Turystyka bez granic – szlakami turystycznymi na obszarach transgranicznych Rosji i północno-wschodniej Polski.
II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
22462000-6 – materiały reklamowe
39294100-0 – artykuły informacyjne i promocyjne
- Przedmiotem zamówienia jest usługa w zakresie zaprojektowania, wykonania i dostarczenia na wskazany przez Zamawiającego adres w Olsztynie, gadżetów reklamowych z nadrukiem, opisanych przez Zamawiającego w przedmiocie zamówienia.
- Zakres prac Wykonawcy obejmuje:
| Lp. | opis przedmiotu zamówienia | ilość | jednostka miary |
| 1. | opracowanie graficzne i druk teczek na format A4, z grzbietem i ze skrzydełkiem, wg następujących założeń technicznych: format po złożeniu ok. 215×305 mm, teczka z grzbietem ok.5 mm, skrzydełko z miejscem na wizytówkę, druk jednostronny, wielobarwny (4+0), papier karton jednostronnie kredowany: 300-350 g, wykończenie folia mat./błyszcząca, jednostronnie, z logo w kolorze + informacja o Partnerach oraz o dofinansowaniu ze środków UE i Programu, przekazana przez Zamawiającego | 1 000 | sztuka |
| 2. | długopis automatyczny, metalowy, różne kolory, niebieski tusz, logo w jednym kolorze + informacja o dofinansowaniu ze środków UE oraz Programu przekazana przez Zamawiającego | 500 | sztuka |
| 3. | torba bawełniana na zakupy, tkanina 100 % bawełna, wymiary 38×42 cm ±10%, długość uszu 32 cm ±10%, gramatura 140 g, kolor czarny lub granatowy; logo w jednym kolorze + informacja o dofinansowaniu ze środków UE oraz Programu, przekazana przez Zamawiającego | 200 | sztuka |
| 4. | parasol kieszonkowy, składany, wykonany z solidnego poliestru, z pokrowcem, różne kolory, logo w jednym kolorze + informacja o dofinansowaniu ze środków UE oraz Programu, przekazana przez Zamawiającego | 200 | sztuka |
| 5. | koc polarowy z izolacją termiczną, materiał główny 100% Poliester, wymiary 155 x 130 cm ±10%, wraz z gumką trzymającą, logo w jednym kolorze + informacja o dofinansowaniu ze środków UE oraz Programu, przekazana przez Zamawiającego | 200 | sztuka |
Projekty teczek oraz nadruki na powyższe gadżety reklamowe powinny uzyskać akceptację Zamawiającego przed realizacją zamówienia.
Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i korektą projektów powyższych gadżetów reklamowych, a także transport przedmiotu zamówienia na terenie Olsztyna do miejsca wskazanego przez Zamawiającego jest po stronie Wykonawcy.
- Do obowiązków Zamawiającego należy:
– przekazanie Wykonawcy logotypów UE oraz Programu wraz z wymaganą przez Program treścią o dofinansowaniu
– przekazanie Wykonawcy logo Stowarzyszenia oraz logo Partnerów projektu
– przekazanie Wykonawcy tekstów oraz zdjęć do wykonania projektu graficznego teczki
- Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31 maja 2020 r.,
- Miejsce realizacji zamówienia: Olsztyn (województwo warmińsko-mazurskie).
III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
- Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz Ofertowy” (załącznik nr 1), w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo.
- Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz.
- Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie: ceny brutto. Wykonawca w cenie oferty winien uwzględnić wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia, Wykonawca winien zastosować właściwą stawkę podatku VAT.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
- O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią warunki dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadania wiedzy i doświadczenia, c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, d) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
- O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania. Zamówienie nie może być udzielane podmiotom (Zamawiający – Wykonawca) powiązanym z nim kapitałowo lub osobowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
- Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą: spełnia/nie spełnia. Wykonawcy, którzy nie spełnią wymaganych warunków lub nie złożą oświadczeń i dokumentów potwierdzających ich spełnienie, zostaną wykluczeni z postępowania, a ich oferty zostaną uznane za odrzucone.
- Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który spełni wymagania zapytania ofertowego i uzyska największą liczbę punktów. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który uzyskał kolejno największą liczbę punktów. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który uzyskał kolejno największą liczbę punktów.
V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawców warunków, o których mowa w dziale IV pkt. 1 zapytania ofertowego Wykonawca złoży: a) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. b) Wykaz usług, wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 w następującym zakresie: 2 usługi odpowiadające rodzajowi zamówienia, tj. dotyczącej wykonania gadżetów promocyjnych.
2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, o których mowa w dziale IV pkt. 2 Zamawiający żąda oświadczenia, że między Wykonawcą a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4.
3. Pełnomocnictwo do podpisywania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba do tego upoważniona.
VI. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego.
VII. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani wariantowych.
VIII. Zamawiający nie planuje udzielania zamówień uzupełniających.
IX. Zamawiający przewiduje możliwość odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie będzie leżeć w interesie publicznym. Odstąpienie od umowy w takim przypadku powinno nastąpić w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W przypadku odstąpienia od umowy Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do daty odstąpienia od umowy.
X. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
XI. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
XII. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymogami określonymi w ,,Zapytaniu ofertowym”.
XIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY, OSOBA DO KONTAKTU
Ofertę cenową należy przesłać w formie scanu oryginału podpisanych dokumentów wraz z załącznikami nr 2, 3, 4 drogą elektroniczną na adres e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, wpisując w temacie wiadomości „Oferta na usługę zaprojektowania, wykonania, dostawę gadżetów reklamowych z nadrukiem dla projektu nr PR/1/008/2018” w terminie do dnia 20 lutego 2020 r., do godz. 12:00.
Oferty, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie zostaną odrzucone.
Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana przez Zamawiającego, zobowiązany będzie, przed podpisaniem umowy w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia, przekazać Zamawiającemu oryginał podpisanej oferty wraz ze wszystkimi załącznikami.
Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Izabela Narożniak-Jakubowska, tel. 535 887 090, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl
XIV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
XV. INFORMACJE DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI
1.Zamawiający przewiduje dokonanie płatności po wykonaniu i dostarczeniu wszystkich gadżetów reklamowych do miejsca na terenie Olsztyna, wskazanego przez Zamawiającego oraz po podpisaniu przez strony protokołu odbioru, w terminie 7 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury/rachunku.
2. Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
XVI. WYJAŚNIENIE I MODYFIKACJA ,,ZAPYTANIA OFERTOWEGO’’
1. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej. Dokonana modyfikacja zostanie także niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali zapytanie ofertowe.
2.Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.
XVII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria podane poniżej
| Lp. | Nazwa kryterium | Waga |
| 1. | Cena | 100% |
Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określone we wskazanym kryterium otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałym wykonawcom, wypełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) liczba punktów, zgodnie ze wzorem:
Cena brutto najkorzystniejszej oferty
———————————————————— x 100%
Cena brutto badanej oferty
2. Jeśli proponowana cena za usługę, odbiegać będzie od założeń budżetowych projektu – Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji.
3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
XVIII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU REALIZACJI USŁUGI:
1. Zamawiający powiadomi o rozstrzygnięciu postępowania na wskazany w ofertach Wykonawców adres poczty elektronicznej. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronie: www.zamkigotyckie.org.pl.
2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą niezwłocznie po przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak, niż przed upływem terminu związania ofertą.
3. Zamawiający informuje, iż niniejsze postępowanie nie jest prowadzone na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej zamkigotyckie.org.pl oraz jest dostępne w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Pieniężnego 10.
XIX. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH WYNIKAJĄCE Z OBOWIĄZKU OKREŚLONEGO ART. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str 1), dalej RODO informuję, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający – Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” reprezentowane przez Przewodniczącego Zarządu – Piotra Grzymowicza oraz Dyrektor Biura Stowarzyszenia – Izabelę Narożniak-Jakubowską, adres Zamawiającego: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, ul. Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, tel. 535 887 090.
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem na usługę zaprojektowania, wykonania, dostawę gadżetów reklamowych z nadrukiem dla projektu nr PR/1/008/2018 prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.
- W związku z przetwarzaniem danych w celach związanych z przedmiotowym postępowaniem, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
- Pani/Pana dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym z mocy prawa.
- W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
- Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
7.Nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych , gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c RODO.
Dyrektor Biura Stowarzyszenia
Izabela Narożniak-Jakubowska
Formularz_Ofertowy_Zalacznik_nr_1
Oswiadczenie_Wykonawcy_Załacznik_nr_2
Brak powiązań – Załącznik nr 4
