Olsztyn, dnia 10.06.2026.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, Strona: www.zamkigotyckie.org.pl, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, tel. +48 535 887 090, 89 535 32 76
I. INFORMACJE OGÓLNE
Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” działając na podstawie Regulaminu wewnętrznego w zakresie procedur udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej 130 tysięcy zł – załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Biura Stowarzyszenia gmin „Polskie zamki gotyckie”, bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo Zamówień Publicznych, zaprasza do składania ofert na usługę dotyczącą wyboru wykonawcy (blogera, influencera, twórcy internetowego specjalizującego się w turystyce kulturowej i kulinarnej) do realizacji kampanii promocyjnej pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” w województwie warmińsko-mazurskim.
Usługa jest przedsięwzięciem zadania publicznych pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” współfinansowanego ze środków budżetu państwa zgodnie z umową nr 2026.0025/0854/UDOT/DT/BP/IC, zawartą pomiędzy Skarbem Państwa – Ministrem Sportu i Turystyki, tj. ministrem właściwym do spraw działu administracji rządowej turystyka, którego obsługę zapewnia Ministerstwo Sportu i Turystyki z siedzibą w Warszawie a Zamawiającym.
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79342200-5 – Usługi w zakresie promocji
79341000-6 – Usługi reklamowe
1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na wyborze wykonawcy (blogera, influencera, twórcy internetowego specjalizującego się w turystyce kulturowej i kulinarnej) do realizacji kampanii promocyjnej pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” w województwie warmińsko-mazurskim.
2. Zakres prac Wykonawcy obejmuje:
a. udział w indywidualnej wizycie studyjnej trwającej około 4–5 dni na Kulinarnym dziedzictwie Szlaku zamków gotyckich w województwie warmińsko-mazurskim, obejmującej zamki oraz miejsca i obiekty kuchni regionalnej, oferty przedsiębiorców oraz organizacji prowadzących warsztaty, degustacje, imprezy związane z promocją, edukacją, sprzedażą i produkcją żywności regionalnej, tradycyjnej, naturalnej wysokiej jakości, obecne na trasie lub sąsiedztwie Szlaku zamków gotyckich w województwie warmińsko-mazurskim tj. Ostróda, Nidzica, Działdowo, Olsztyn, Lidzbark Warmiński, Kętrzyn;
b. opracowanie i publikację materiałów promocyjnych dokumentujących wizytę;
c. samodzielne pokrycia kosztów podróży i pobytu w ramach wynagrodzenia określonego w ofercie.
3. Szczegółowy wykaz zadań dla Wykonawcy obejmuje:
blog
a. publikacji 2 artykułów na własnym blogu lub portalu internetowym (każdy artykuł wraz ze zdjęciami powinien zawierać minimum 6 000 znaków ze spacjami);
b. artykuły powinny być przygotowane zgodnie z zasadami SEO;
c. publikacje powinny zawierać wskazane przez Zamawiającego linki oraz informacje o organizatorach i sponsorach projektu.
materiały fotograficzne
a. przekazania Zamawiającemu minimum 10 autorskich zdjęć z wizyty studyjnej celem ich bezpłatnego wykorzystania przez Zamawiającego na potrzeby promocji Szlaku zamków gotyckich na wszystkich nośnikach papierowych i elektronicznych Zamawiającego.
media społecznościowe
a. prowadzenie codziennych relacji na Facebook lub Instagram w okresie pobytu (do 3 dni)
Facebook lub Instagram – profil blogera:
- publikacja codziennych relacji (Stories IG i relacje FB) przez minimum 3 dni pobytu;
- opublikowanie minimum 4 zdjęć z pobytu wraz z opisem;
- zamieszczenie w poście linku do wpisu na blogu podsumowującego wizytę.
b. oznaczanie odwiedzanych miejsc zgodnie z zaakceptowanym planem wizyty przez Zamawiającego.
4. Zakres prac Zamawiającego obejmuje:
a. dostarczenie logotypów Stowarzyszenia, Instytucji współfinansujących, Partnerów, wraz z wymaganą treścią o dofinansowaniu zadań;
b. ustalenie wspólnie z Wykonawcą planu wizyty oraz organizacja wejść do miejsc i atrakcji na terenie województwa warmińsko-mazurskiego.
5. Termin realizacji zamówienia: Od podpisania umowy do 30 listopada 2026.
6. Miejsce realizacji zamówienia: województwo warmińsko-mazurskie: Olsztyn
III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz Ofertowy” (załącznik nr 1), w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo.
2. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz.
3. Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie: ceny brutto. Wykonawca w cenie oferty winien uwzględnić wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia, Wykonawca winien zastosować właściwą stawkę podatku VAT.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią warunki dotyczące: a. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b. posiadania wiedzy i doświadczenia – w tym także prowadzą blog, portal internetowy, profile społecznościowe o tematyce turystycznej, podróżniczej, kulturowej, kulinarnej oraz dysponują aktywnymi kanałami komunikacji w mediach społecznościowych Facebook lub Instagram z minimalną liczbą 19 000 obserwujących przynajmniej na jednym z nich; c. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d. sytuacji ekonomicznej i finansowej.
2. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania. Zamówienie nie może być udzielane podmiotom (Zamawiający – Wykonawca) powiązanym z nim kapitałowo lub osobowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą: spełnia/nie spełnia. Wykonawcy, którzy nie spełnią wymaganych warunków lub nie złożą oświadczeń i dokumentów potwierdzających ich spełnienie, zostaną wykluczeni z postępowania, a ich oferty zostaną uznane za odrzucone.
4. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który spełni wymagania zapytania ofertowego i uzyska największą liczbę punktów. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który uzyskał kolejno największą liczbę punktów.
V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawców warunków, o których mowa w dziale IV pkt. 1 zapytania ofertowego Wykonawca złoży: a. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego; b. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 w następującym zakresie: 4 usług odpowiadających rodzajowi zamówienia, tj. Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w realizacji kampanii online promujących destynacje turystyczne, dziedzictwo kulturowe lub produkty regionalne, kulinaria, szlaki kulinarne i w tym celu powinien wykazać wykonanie co najmniej 2 publikacji o tematyce kulinarnej oraz 2 publikacji o tematyce kulturowej lub turystycznej na własnym blogu, portalu internetowym, profilach społecznościowych (do wyboru) w okresie ostatnich 3 lat.
2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, o których mowa w dziale IV pkt. 2 Zamawiający żąda: a. Oświadczenia, że między Wykonawcą a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3.
3. Pełnomocnictwo do podpisywania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba do tego upoważniona.
VI. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego.
VII. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani wariantowych.
VIII. Zamawiający nie planuje udzielania zamówień uzupełniających.
IX. Zamawiający przewiduje możliwość odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie będzie leżeć w interesie publicznym. Odstąpienie od umowy w takim przypadku powinno nastąpić w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W przypadku odstąpienia od umowy, Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do daty odstąpienia od umowy.
X. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
XI. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
XII. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymogami określonymi w „Zapytaniu ofertowym”.
XIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY, OSOBA DO KONTAKTU
Ofertę cenową należy przesłać w formie scanu oryginału podpisanych dokumentów (wraz z załącznikami) drogą elektroniczną na adres e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, wpisując w temacie wiadomości Oferta na usługę dotyczącą wyboru wykonawcy (blogera, influencera, twórcy internetowego specjalizującego się w turystyce kulturowej i kulinarnej) do realizacji kampanii promocyjnej pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” w województwie warmińsko-mazurskim, w terminie do dnia 22 czerwca 2026r.
Oferty, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie zostaną odrzucone.
Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana przez Zamawiającego, zobowiązany będzie, przed podpisaniem umowy w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia, przekazać Zamawiającemu oryginał podpisanej oferty wraz ze wszystkimi załącznikami określonymi w wykazie oświadczeń i dokumentów zapytania ofertowego.
Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Izabela Narożniak-Jakubowska, tel. 535 887 090, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl
XIV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
XV. INFORMACJE DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI
1.Zamawiający przewiduje dokonanie płatności po wykonaniu i dostarczeniu produktów określonych w wykazie zadań będących przedmiotem zamówienia oraz po podpisaniu przez strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu poprawnie wystawionej faktury/rachunku.
2. Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
XVI. WYJAŚNIENIE I MODYFIKACJA „ZAPYTANIA OFERTOWEGO”
1. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej. Dokonana modyfikacja zostanie także niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali zapytanie ofertowe.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.
XVII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria podane poniżej:
| Lp. | Nazwa kryterium | Waga |
| 1. | Cena | 100% |
Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określone we wskazanym kryterium otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałym Wykonawcom, wypełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) liczba punktów, zgodnie ze wzorem:
Cena brutto najkorzystniejszej oferty
———————————————————— x 100%
Cena brutto badanej oferty
2. Jeśli proponowana cena za usługę, odbiegać będzie od założeń budżetowych projektów – Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji.
3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
XVIII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY
W CELU REALIZACJI USŁUGI:
1. Zamawiający powiadomi o rozstrzygnięciu postępowania na wskazany w ofertach Wykonawców adres poczty elektronicznej. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stroniehttps://zamkigotyckie.org.pl
2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą niezwłocznie po przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak, niż przed upływem terminu związania ofertą.
3. Zamawiający informuje, iż niniejsze postępowanie nie jest prowadzone na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej https://zamkigotyckie.org.pl oraz jest dostępne w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Pieniężnego 10.
XIX. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH WYNIKAJĄCE Z OBOWIĄZKU OKREŚLONEGO ART. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str 1), dalej RODO informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający – Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” reprezentowane przez Przewodniczącą Zarządu – Sylwię Rembiszewską-Piątek oraz Dyrektor Biura Stowarzyszenia – Izabelę Narożniak-Jakubowską, adres Zamawiającego: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, ul. Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, 535 887 090.
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem na usługę dotyczącą wyboru wykonawcy (blogera, influencera, twórcy internetowego specjalizującego się w turystyce kulturowej i kulinarnej) do realizacji kampanii promocyjnej pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” w województwie warmińsko-mazurskim.
2. W związku z przetwarzaniem danych w celach związanych z przedmiotowym postępowaniem, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
3. Pani/Pana dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym z mocy prawa.
4.W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
5. Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
6. Nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c RODO.
Dyrektor Biura Stowarzyszenia
Izabela Narożniak-Jakubowska
Załączniki:
Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1
Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 2
Brak powiązań – Załącznik nr 3
- 5.
Termin realizacji zamówienia:
Od podpisania umowy do 30 listopada 2026.
- 6. Miejsce realizacji zamówienia: województwo warmińsko-mazurskie: Olsztyn