Olsztyn, dnia 24.04.2026.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający:
Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, Strona:
www.zamkigotyckie.org.pl
E-mail: info@zamkigotyckie.org.pl
tel. +48 535 887 090, 89 535 32 76
I. INFORMACJE OGÓLNE
Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” działając na podstawie Regulaminu wewnętrznego w zakresie procedur udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej 130 tysięcy zł – załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Biura Stowarzyszenia gmin „Polskie zamki gotyckie”, bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo Zamówień Publicznych, zaprasza do składania ofert na usługę dotyczącą wykonania produktu turystycznego „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich”.
Usługa jest przedsięwzięciem: a. zadania publicznych pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” współfinansowanego ze środków budżetu państwa zgodnie z umową nr 2026.0025/0854/UDOT/DT/BP/IC, zawartą pomiędzy Skarbem Państwa – Ministrem Sportu i Turystyki, tj. ministrem właściwym do spraw działu administracji rządowej turystyka, którego obsługę zapewnia Ministerstwo Sportu i Turystyki z siedzibą w Warszawie a Zamawiającym; b. zadania publicznego pn. „Kulinarny Szlak zamków gotyckich Warmia i Mazury” współfinansowanego ze środków Województwa Warmińsko-Mazurskiego, złożonego przez Zamawiającego na otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych Samorządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z zakresu: żywność i ochrona dziedzictwa kulinarnego przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w 2026 roku.
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
73220000-0 – Usługi doradcze w zakresie rozwoju
22114300-5 – Mapy
79823000-9 Usługi drukowania i dostawy
79961000-8 – Usługi fotograficzne
79341400-0 – Usługi kampanii reklamowych
72400000-4 – Usługi internetowe
1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na opracowaniu koncepcji oraz wykonaniu narzędzi w języku polskim dla produktu turystycznego „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich”, obejmującej w szczególności następujące działania: (kwerenda w celu dokumentacji filmowo – zdjęciowej Szlaku połączona z pracą z ambasadorami Szlaku nad ofertą, ilustrowane mapy, przewodnik w formie drukowanego paszportu turystycznego, strategia rozwoju kulturalno – kulinarnego Szlaku, system certyfikacji Szlaku kulinarnego z zasadami promocji dla oferty Szlaku, promocja Szlaku w serwisach internetowych). Powyższe działania mają na celu upowszechnianie wiedzy oraz promocję oferty kulturowej i turystycznej Szlaku zamków gotyckich, uwzględniającej także wartości dodatkowe związane z żywnością regionalną, tradycyjną, naturalną, wysokiej jakości oraz wytwarzaną w sposób rzemieślniczy, występującą na obszarze Szlaku zamków gotyckich w województwach: warmińsko-mazurskim, pomorskim oraz kujawsko-pomorskim.
2. Zakres prac Wykonawcy obejmuje:
a. ilustrowana składana mapa pn. Kulinarny Szlak zamków gotyckich – Warmia i Mazury; b. ilustrowana składana mapa pn. Kulinarny Szlak zamków gotyckich – Pomorze; c. paszport turystyczny produktu turystycznego pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” od koncepcji do wdrożenia – jest to pakiet na który składa się 1. opracowanie Strategii Rozwoju kulturalno – kulinarnego produktu turystycznego – Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich, 2. opracowanie kreatywne oferty kulinarnej, 3. opracowanie bazy zdjęć wizerunkowych i filmów promocyjnych, 4. przygotowanie i druk Paszportu turystycznego „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich”; d. ilustrowana tabliczka certyfikacji Szlaku Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich; e. kampania promocyjna pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” o zasięgu ogólnopolskim realizowana w przestrzeni Internetu.
3. Szczegółowy wykaz zadań dla Wykonawcy obejmuje:
A. Ilustrowana składana mapa pn. Kulinarny Szlak zamków gotyckich – Warmia i Mazury
dane techniczne: nakład 2 000 szt., format B2 (681 x 480 mm) składana do 113,5 x 240 mm – 24 strony – 6 łamów / 5 + 1 (harmonijka + na pół), Kreda mat 130 g.; przygotowanie wersji PDF (flipbook – animowany pdf do osadzenia na stronie Zamawiającego, wersja do pobrania)
Na działanie składają się następujące zadania: 1. opracowanie wstępnej koncepcji edytorskiej i wykonanie projektu graficznego mapy obejmującego obszar województwa warmińsko-mazurskiego. Projekt musi uwzględniać umiejscowienie graficznych ikon zamków i atrakcji turystycznych z tego obszaru oraz inne elementy, np. graficzne oznaczenie miejscowości, dróg, rzek i jezior. Z tyłu mapy – teksty i zdjęcia dotyczące omawianego tematu; przedstawienie do akceptacji Zamawiającego; 2. opracowanie merytoryczne tekstów mapy która prócz krótkiej historii o miejscach i obiektach na Szlaku zamków gotyckich będzie zawierać oferty i informacje na temat przedsiębiorców, organizacji, instytucji prowadzących działalność w zakresie promocji, edukacji, sprzedaży i produkcji żywności regionalnej, tradycyjnej, naturalnej wysokiej jakości, na obszarze gmin Zamawiającego jak: Ostróda, Nidzica, Działdowo, Olsztyn, Lidzbark Warmiński, Kętrzyn oraz miejscowości i wsi położonych w sąsiedztwie lub na Szlaku zamków gotyckich w województwie warmińsko-mazurskim – przewidywana objętość ok. 0,5 arkusza autorskiego (ok. 12 stron znormalizowanego maszynopisu); 3. redakcja językowa opracowanych tekstów i korekta uwzględniająca uwagi i dodatkowe zapisy dostarczone przez Zamawiającego; 4. opracowanie ikonograficzne – uzupełnienie materiałów ilustracyjnych i zdjęć (ze zbiorów własnych Wykonawcy) do opisów tematycznych; przedstawienie do akceptacji Zamawiającego; 5. skład i łamanie tekstów, obróbka elektroniczna ilustracji, przygotowanie do druku, nadanie numeru ISBN należącego do Wykonawcy; 6. realizacja poligraficzna; 7. przekazanie praw autorskich do publikacji; na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich w stosunku do materiałów pochodzących z jego zbiorów; 8. przygotowanie i dostarczenie plików pdf do zamieszczenia w Internecie z możliwością pobierania bez ograniczeń dla wszystkich zainteresowanych; 9. nadanie numeru ISBN i rozesłanie ustawowo obowiązkowych egzemplarzy bibliotecznych; 10. druk 2 000 egzemplarzy oraz przygotowanie wersji PDF; 11. dostawa na adres wskazany przez Zamawiającego.
B. Ilustrowana składana mapa pn. Kulinarny Szlak zamków gotyckich – Pomorze
dane techniczne: nakład 1 000 szt., format B2 (681 x 480 mm) składana do 113,5 x 240 mm – 24 strony – 6 łamów / 5 + 1 (harmonijka + na pół), Kreda mat 130 g.; przygotowanie wersji PDF (flipbook – animowany pdf do osadzenia na stronie Zamawiającego, wersja do pobrania)
Na działanie składają się następujące zadania: 1. opracowanie wstępnej koncepcji edytorskiej i wykonanie projektu graficznego mapy obejmującego obszar województwa pomorskiego i kujawsko-pomorskiego. Projekt musi uwzględniać umiejscowienie graficznych ikon zamków i atrakcji turystycznych z tego obszaru oraz inne elementy, np. graficzne oznaczenie miejscowości, dróg, rzek i jezior. Z tyłu mapy – teksty i zdjęcia dotyczące omawianego tematu; przedstawienie do akceptacji Zamawiającego; 2. opracowanie merytoryczne tekstów mapy która prócz krótkiej historii o miejscach i obiektach na Szlaku zamków gotyckich będzie zawierać oferty i informacje na temat przedsiębiorców, organizacji, instytucji prowadzących działalność w zakresie promocji, edukacji, sprzedaży i produkcji żywności regionalnej, tradycyjnej, naturalnej wysokiej jakości, na obszarze gmin Zamawiającego jak: Bytów, Człuchów, Malbork, Lębork, Sztum, Gniew, Kwidzyn, Nowe oraz miejscowości i wsi położonych w sąsiedztwie lub na Szlaku zamków gotyckich w województwie pomorskim i kujawsko-pomorskim – przewidywana objętość ok. 0,5 arkusza autorskiego (ok. 12 stron znormalizowanego maszynopisu); 3. redakcja językowa opracowanych tekstów i korekta uwzględniająca uwagi i dodatkowe zapisy dostarczone przez Zamawiającego; 4. opracowanie ikonograficzne – uzupełnienie materiałów ilustracyjnych i zdjęć (ze zbiorów własnych Wykonawcy) do opisów tematycznych; przedstawienie do akceptacji Zamawiającego; 5. skład i łamanie tekstów, obróbka elektroniczna ilustracji, przygotowanie do druku, nadanie numeru ISBN należącego do Wykonawcy; 6. realizacja poligraficzna; 7. przekazanie praw autorskich do publikacji; na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich w stosunku do materiałów pochodzących z jego zbiorów; 8. przygotowanie i dostarczenie plików pdf do zamieszczenia w Internecie z możliwością pobierania bez ograniczeń dla wszystkich zainteresowanych; 9. nadanie numeru ISBN i rozesłanie ustawowo obowiązkowych egzemplarzy bibliotecznych; 10. druk 1 000 egzemplarzy oraz przygotowanie wersji PDF; 11. dostawa na adres wskazany przez Zamawiającego.
C. Paszport turystyczny produktu turystycznego pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich”
dane techniczne: nakład: 1000 egz.; format A5 (210 x 148 mm), kreda mat 250g (okładka), kreda mat 130g (wnętrze) ilość stron z okładką 48 + 4, folia mat okładki, zadruk dwustronny 4/4 okładka, 4/4 wnętrze; przygotowanie wersji PDF (flipbook – animowany pdf do osadzenia na stronie Zamawiającego, wersja do pobrania)
Na działanie od koncepcji do wdrożenia składają się następujące zadania:
- opracowanie Strategii Rozwoju kulturalno – kulinarnego produktu turystycznego – Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich (powinna zawierać rys historyczny dotyczący historii kulinarnej obszaru Szlaku, inspiracje obrazkowe i inwentaryzację receptur dawnej kuchni i tradycji historycznych regionu, rekomendacje wdrożeń, analizę marketingową, branding szlaku, wydruk A4 strategii w formie publikacji i wersja PDF w formie flipbooka – animowanej książki do osadzenia na dedykowanej podstronie projektu w ramach strony Zamawiającego);
Opracowanie Strategii Rozwoju kulturalno – kulinarnego produktu turystycznego – Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich – 3 kopie opracowania kreatywnego (nie mniej niż 100 stron), PDF Flipbook strategii do pobrania udostępniony na stronie Zamawiającego powinna zawierać: rys historyczny dotyczący historii kulinarnej obszaru, inspiracje obrazkowe i inwentaryzację receptur dawnej kuchni i tradycji historycznych regionu, rekomendacje wdrożeń, analizę marketingową, branding Szlaku – spójny z pozostałymi elementami branding obejmuje w szczególności: kreację graficzną, której kluczowym elementem będą: atrakcyjne wzory pieczątek oraz graficzne naklejki, zdjęcia wizerunkowe oferty, nowoczesny layout graficzny inspirowany współczesnym stylem projektowania graficznego (np. połączenie nowoczesnego wzornictwa graficznego z elementami vintage, rycinami historycznymi, dawnymi i współczesnymi etykietami produktów i lokalnych marek, na rzecz jakościowej komunikacji). Publikacja dzięki wysokiej jakości szacie graficznej nabierze znaczenia kolekcjonerskiego, zachęcającego do eksploracji i odkrywania oferty szlaku, tworzyć będzie łącznik tradycji, przeszłości ze współczesnością ku zrównoważonej, lepszej przyszłości regionu i marki Polska.
- opracowanie kreatywne oferty kulinarnej w formie kwerendy Szlaku, której najważniejszym elementem będzie kreatywne opracowanie i wizualizacja ofert Szlaku oraz praca (warsztatowa) z ambasadorami i instytucjami na Szlaku (wypracowanie finalnej oferty i karty dań Szlaku);
- opracowanie bazy zdjęć wizerunkowych i filmów promocyjnych (minimum 200 zdjęć wizerunkowych wysokiej jakości, min. długość boku 6000 px, format jpg) i 21 filmów marketingowych minimum FHD1080 (minimum 20 filmów wizerunkowych ukazujących każdą z ofert i 1 film promocyjny łączący wszystkie oferty i lokalizacje w spójny obraz szlaku) – prezentacja każdej oferty i dobrostanu miejsc w kontekście kształtowania produktu lokalnego pochodzenia (film typu storytelling – opowieść o pasji tworzenia, proces powstania, krajobraz, nastrój miejsc, ukazanie krótkiego łańcucha dostaw, krajobrazów regionu i ludzi);
Opracowanie kreatywne oferty kulinarnej w formie kwerendy szlaku, na które zawierać będzie się: kreatywne opracowanie i wizualizacja oferty Szlaku; praca warsztatowa z ambasadorami i instytucjami na szlaku (warsztaty kreatywne w kluczowych lokalizacjach szlaku, których celem będzie opracowanie finalnej oferty szlaku i karty dań szlaku – 20 ofert w ramach projektu, z możliwością dołączenia kolejnych ofert w przyszłości); opracowanie bazy zdjęć wizerunkowych – minimum 200 zdjęć (minimum 10 zdjęć na jedną ofertę ukazujących lokalne pochodzenie produktu, proces powstania i finalną aranżację w lokalizacji); opracowanie 21 filmów marketingowych w jakości minimum FHD1080 – minimum 1 minuta każdy, jeden film promocyjny łączący wszystkie oferty i lokalizacje w spójny obraz szlaku, prezentacja wszystkich ofert (storytelling szlaku). Prezentacja każdej oferty i dobrostanu miejsc w kontekście kształtowania produktu lokalnego pochodzenia (film typu storytelling – opowieść o pasji tworzenia, proces powstania, krajobraz, nastrój miejsc, ukazanie krótkiego łańcucha dostaw, krajobrazów regionu i ludzi) – inspiracją dla filmów są programy dokumentalne o tematyce regionalnej dostępne np. Arte TV.
- Paszport turystyczny „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” od koncepcji do wdrożenia, dane techniczne: format A5, 48+4 strony, 1 000 egz., z możliwością dodruku (koncepcja, certyfikacja, regulamin na rzecz wdrożenia produktu, opracowanie merytoryczne i druk 1 000 egzemplarzy Paszportu turystycznego szlaku wraz z wersją PDF, logika wdrożenia bazująca na modelu promocji, gratyfikacje oraz mechanika zbierania pieczątek/naklejek przez turystów, dostawa egzemplarzy Paszportu na adres wskazany przez Zamawiającego); 5. przekazanie praw autorskich do całości pakietu prac budujących działanie – Paszport turystyczny produktu turystycznego pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” od koncepcji do wdrożenia, na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich w stosunku do materiałów pochodzących z jego zbiorów.
Opracowanie Paszportu turystycznego „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” obejmuje w szczególności: koncepcję, certyfikację wraz z projektem certyfikatu i tabliczki – znacznik miejsca na szlaku z kodem QR i ilustrowaną symboliką szlaku, która identyfikuje punkt na szlaku i odsyła do prezentacji szlaku na stronę Oferenta, Regulamin na rzecz wdrożenia produktu, opracowanie merytoryczne i druk Paszportu turystycznego szlaku, logika wdrożenia bazująca na modelu promocji dla uczestników programu, gratyfikacje oraz mechanika zbierania pieczątek/naklejek przez turystów), kompleksową kreację graficzną produktu turystycznego. Zawartość w ramach paszportu: publikacja w formie książkowej (format A5) – zawiera wizualizacje marki szlaku, w szczególności również: dane kontaktowe, miejsce rozpoczęcia, pola na pieczęć / ilustrowane naklejki, dostępność pieczątek bądź naklejek w lokalizacjach, regulamin uzyskania certyfikatu końcowego, certyfikat końcowy (projekt certyfikatu), nagrody (nagrody rzeczowe, pamiątki, promocje, dodatkowe atrakcje). W ramach strategii produktu turystycznego opracowany zostanie dalszy plan działań, które będą rozwijać potencjał projektowanego szlaku kulinarnego.
D. Ilustrowana tabliczka certyfikacji Szlaku Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich
dane techniczne: nakład: 25 tabliczek certyfikacji, w tym na potrzeby przynajmniej 20 ofert (obiektów) oraz 5 reprezentujące projekt w kluczowych lokalizacjach województw biorących udział w projekcie w formacie minimum 15 x 15 cm maksymalnie A4 (ekspozycja brandingu szlaku w punktach) wykonanej z trwałego materiału (np. stal, emalia, dibond) oraz zadrukowana atrakcyjną, nowoczesna ilustracją, nazwą szlaku, informacją o finansowaniu, oraz kodem QR odsyłającym do dedykowanej, multimedialnej podstrony prezentującej projekt i ofertę szlaku w ramach strony Zamawiającego.
Na działanie składają się następujące zadania: projekt wraz z przedstawieniem do akceptacji Zamawiającego, przygotowanie, wykonanie, dostawa 25 wizerunkowych tabliczek certyfikacji wykonanych z trwałego materiału na adres wskazany przez Zamawiającego.
Na tabliczkach powinien zostać umiejscowiony kod QR dzięki czemu każda osoba wyposażona w urządzenie mobline będzie mogła zapoznać się z treścią o szlaku (np. prezentacja oferty, filmy, mapa) oraz dołączonych do niego publikacji (ilustrowana mapa, paszport – przewodnik), strategia marketingowa, szkice historyczne i inne treści związane z kreacją szlaku. Jakość wykonania tabliczek pod względem graficznym powinna nawiązywać do typu szyldów na szlakach, czy znanych europejskich marek produktowych, które często stanowią ozdobę miejsca np. szyld na wejściu do lokalu, prezentacja charakterystycznego wizerunku i kolorystyki marki.
Celem działania będzie opracowanie atrakcyjnej ilustrowanej tabliczki, która kojarzona będzie z marką projektowanego szlaku, zwracająca uwagę w miejscu oznaczenia obiektu wraz z certyfikatem sieci szlaku.
E. Kampania promocyjna Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich o zasięgu ogólnopolskim
dane techniczne: nakład: 21 artykułów
Na działanie składają się następujące zadania: przygotowanie 21 artykułów (każdy z artykułów o objętości min. 6 000 znaków + zdjęcia) wraz z przedstawieniem do akceptacji Zamawiającego, publikacja w przestrzeni Internetu
Kampania obejmuje przygotowanie treści promocyjnych wraz z publikacją w przestrzeni Internetu tj. opracowanie 21 artykułów na potrzeby promocji w mediach (prezentacja każdej z 20 ofert szlaku i jeden artykuł główny prezentujący wszystkie oferty tworzonego produktu turystycznego).
Realizacja kampanii promocyjnej „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich” o zasięgu ogólnopolskim, która kierować będzie do opracowanych wizerunków i oferty kulinarnej regionów jako propozycja, inspiracja do odwiedzenia Warmii, Mazur, Pomorza, Powiśla.
4. Zakres prac Zamawiającego obejmuje:
a. Dostarczenie logotypów Stowarzyszenia, Instytucji współfinansujących, Partnerów, wraz z wymaganą treścią o dofinansowaniu zadań.
b. Dostarczenie podstawowej listy zamków, zabytków, ofert oraz atrakcji z województwa pomorskiego, kujawsko-pomorskiego, warmińsko-mazurskiego, tematycznie związanych z produktem pn. „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich”.
c. Dostarczenie listy przynajmniej 60-90 ofert na potrzeby wykonania map Kulinarny Szlak zamków gotyckich – Pomorze oraz Kulinarny Szlak zamków gotyckich – Warmia i Mazury.
5. Termin realizacji zamówienia:
a. Ilustrowana składana mapa pn. Kulinarny Szlak zamków gotyckich – Warmia i Mazury: od dnia podpisania umowy do 31 lipca 2026; b. Ilustrowana składana mapa pn. Kulinarny Szlak zamków gotyckich – Pomorze: od dnia podpisania umowy do 30 września 2026; c. Paszport turystyczny produktu turystycznego: „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich”: od koncepcji do wdrożenia: od 1 maja 2026 do 30 listopada 2026; d. Ilustrowana tabliczka certyfikacji Szlaku: od 1 lipca 2026 do 31 grudnia 2026; e. Kampania promocyjna Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich o zasięgu ogólnopolskim: od 1 czerwca 2026 do 31 grudnia 2026
6. Miejsce realizacji zamówienia: województwo warmińsko-mazurskie: Olsztyn
III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
- Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz Ofertowy” (załącznik nr 1), w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo.
- Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz.
- Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie: ceny brutto. Wykonawca w cenie oferty winien uwzględnić wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia, Wykonawca winien zastosować właściwą stawkę podatku VAT.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
- O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią warunki dotyczące: a. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b. posiadania wiedzy i doświadczenia; c. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d. sytuacji ekonomicznej i finansowej.
- O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu
z postępowania. Zamówienie nie może być udzielane podmiotom (Zamawiający – Wykonawca) powiązanym z nim kapitałowo lub osobowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające
w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. - Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą: spełnia/nie spełnia. Wykonawcy, którzy nie spełnią wymaganych warunków lub nie złożą oświadczeń i dokumentów potwierdzających ich spełnienie, zostaną wykluczeni z postępowania, a ich oferty zostaną uznane za odrzucone.
- Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który spełni wymagania zapytania ofertowego i uzyska największą liczbę punktów. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który uzyskał kolejno największą liczbę punktów.
V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
- W celu wykazania spełniania przez Wykonawców warunków, o których mowa w dziale IV pkt. 1 zapytania ofertowego Wykonawca złoży: a. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego; b. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 w następującym zakresie:
- 2 usług odpowiadających rodzajowi zamówienia, tj. dotyczących opracowania koncepcji produktu turystycznego, opracowania strategii rozwoju produktu turystycznego (do wyboru spośród wymienionych) o wartości nie mniejszej niż 10 000,00 zł brutto każda oraz
- 2 usług odpowiadających rodzajowi zamówienia, tj. wykonania przewodnika internetowego, wykonania interaktywnej mapy, przygotowania i druku publikacji o tematyce turystycznej (do wyboru spośród wymienionych) o wartości nie mniejszej niż 15 000,00 zł brutto każda
- W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, o których mowa w dziale IV pkt. 2 Zamawiający żąda: a. Oświadczenia, że między Wykonawcą a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3.
- Pełnomocnictwo do podpisywania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba do tego upoważniona.
VI. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego.
VII. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani wariantowych.
VIII. Zamawiający nie planuje udzielania zamówień uzupełniających.
IX. Zamawiający przewiduje możliwość odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie będzie leżeć w interesie publicznym. Odstąpienie od umowy w takim przypadku powinno nastąpić w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.
W przypadku odstąpienia od umowy, Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do daty odstąpienia od umowy.
X. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
XI. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
XII. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymogami określonymi w „Zapytaniu ofertowym”.
XIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY, OSOBA DO KONTAKTU
Ofertę cenową należy przesłać w formie scanu oryginału podpisanych dokumentów (wraz z załącznikami) drogą elektroniczną na adres e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, wpisując w temacie wiadomości Oferta na usługę dotyczącą wykonania produktu turystycznego „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich”
w terminie do dnia 4 maja 2026r.
Oferty, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie zostaną odrzucone.
Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana przez Zamawiającego, zobowiązany będzie, przed podpisaniem umowy w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia, przekazać Zamawiającemu oryginał podpisanej oferty wraz ze wszystkimi załącznikami określonymi w wykazie oświadczeń i dokumentów zapytania ofertowego.
Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Izabela Narożniak-Jakubowska, tel. 535 887 090, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl
XIV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
XV. INFORMACJE DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI
1. Zamawiający przewiduje dokonanie płatności po wykonaniu i dostarczeniu produktów określonych w wykazie zadań będących przedmiotem zamówienia oraz po podpisaniu przez strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu poprawnie wystawionej faktury/rachunku.
2. Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
XVI. WYJAŚNIENIE I MODYFIKACJA „ZAPYTANIA OFERTOWEGO”
1. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej. Dokonana modyfikacja zostanie także niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali zapytanie ofertowe.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.
XVII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
- Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria podane poniżej:
| Lp. | Nazwa kryterium | Waga |
| 1. | Cena | 100% |
Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określone we wskazanym kryterium otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałym Wykonawcom, wypełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) liczba punktów, zgodnie ze wzorem:
Cena brutto najkorzystniejszej oferty
———————————————————— x 100%
Cena brutto badanej oferty
- Jeśli proponowana cena za usługę, odbiegać będzie od założeń budżetowych projektów – Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji.
- W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
XVIII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY
W CELU REALIZACJI USŁUGI:
- Zamawiający powiadomi o rozstrzygnięciu postępowania na wskazany w ofertach Wykonawców adres poczty elektronicznej. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronie https://zamkigotyckie.org.pl
- Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą niezwłocznie po przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak, niż przed upływem terminu związania ofertą.
- Zamawiający informuje, iż niniejsze postępowanie nie jest prowadzone na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
- Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej https://zamkigotyckie.org.pl oraz jest dostępne w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Pieniężnego 10.
XIX. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH WYNIKAJĄCE Z OBOWIĄZKU OKREŚLONEGO ART. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str 1), dalej RODO informuję, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający – Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” reprezentowane przez Przewodniczącą Zarządu – Sylwię Rembiszewską-Piątek oraz Dyrektor Biura Stowarzyszenia – Izabelę Narożniak-Jakubowską, adres Zamawiającego: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, ul. Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, 535 887 090.
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem na usługę dotyczącą wykonania produktu turystycznego „Kulturalnie i kulinarnie na Szlaku zamków gotyckich”, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.
- W związku z przetwarzaniem danych w celach związanych z przedmiotowym postępowaniem, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
- Pani/Pana dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane zgodnie
z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym z mocy prawa. - W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
- Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
- Nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych , gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c RODO.
Dyrektor Biura Stowarzyszenia
Izabela Narożniak-Jakubowska
Załączniki
Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1
Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 2