Olsztyn, dnia 28.04.2023r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający:
Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, ul. Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, Strona: www.zamkigotyckie.org.pl, E-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, tel. 89 535 32 76
I. INFORMACJE OGÓLNE
Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” działając na podstawie Regulaminu wewnętrznego w zakresie procedur udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej 130 tysięcy zł – załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Biura Stowarzyszenia gmin „Polskie zamki gotyckie”, bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych, zaprasza do składania ofert na usługę dotyczącą na wykonanie Cyfrowego przewodnika rowerowego po Szlaku Zamków Gotyckich w języku polskim.
Usługa jest przedsięwzięciem projektu pn. „Od gotyku do przyszłości – cyfrowy Szlak Zamków Gotyckich” współfinansowanego ze środków Skarbu Państwa – Ministra Sportu i Turystyki.
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72000000-5 – Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia
72212500-4 – Usługi opracowywania oprogramowania komunikacyjnego i multimedialnego
80000000-4 – Usługi edukacyjne i szkoleniowe
1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na stworzeniu od podstaw Cyfrowego przewodnika rowerowego po Szlaku Zamków Gotyckich w języku polskim: opracowanie koncepcji, instalacja i pełne uruchomienie dzięki technologii velomapa.pl
2. Zakres prac Wykonawcy obejmuje:
a. Zakres merytoryczny Cyfrowego przewodnika rowerowego po Szlaku Zamków Gotyckich, obejmujący opracowanie koncepcji, instalację i pełne uruchomienie dzięki technologii velomapa.pl powinien być ofertą aktywnego spędzenia czasu w otoczeniu przyrody i zabytków, którą każdy z uczestników będzie mógł zorganizować samodzielnie, w dowolnym czasie, bez konieczności wcześniejszej rezerwacji usług.
b. Cyfrowy przewodnik rowerowy po Szlaku Zamków Gotyckich tworzony dzięki technologii velomapa.pl, przez dostępne i wybrane odcinki trasy transregionalnej o długości około o 750 km, przebiegającej przez województwo pomorskie, kujawsko-pomorskie oraz warmińsko-mazurskie powinien być realizowany na obszarze 16 gmin członkowskich organizacji, tj. 7 gmin z woj. pomorskiego: Bytów (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Bytowie i okolice), Człuchów (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Człuchowie i okolice), Malbork (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Malborku i okolice), Gniew (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Gniewie – pętla Wiślanej Trasy Rowerowej), Sztum (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Sztumie i okolice), Kwidzyn (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Kwidzynie i okolice – pętla Wiślanej Trasy Rowerowej), Lębork (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Lęborku i okolice); 8 gmin z woj. warmińsko-mazurskiego: Ostróda (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Ostródzie – pętla Szlaku Kanału Elbląskiego), Nidzica (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Nidzicy i okolice), Działdowo (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Działdowie i okolice), Olsztyn (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Olsztynie i okolice), Lidzbark Warmiński (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Lidzbarku Warmińskim i okolice), Kętrzyn (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Kętrzynie i okolice), Ryn (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek Ryn i okolice), Giżycko (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek w Giżycku i okolice); 1 gminy z woj. kujawsko-pomorskiego: Nowe (Kolekcja szlaku velomapa.pl: Zamek Nowe i okolice).
Zlokalizowane na terenie ww. gmin zamki gotyckie tworzą Szlak Zamków Gotyckich, który zostanie rozbudowany o komponent turystyki rowerowej w miastach/gminach szlaku, wspieranej przez nowe technologie prezentacji danych turystycznych z myślą o potrzebach użytkowników planujących lub przebywających na danym szlaku.
3. Szczegółowy wykaz zadań dla Wykonawcy obejmuje:
a. opracowanie merytoryczne kolekcji szlakowych: wytyczenie i opracowanie merytoryczne 16 kolekcji szlakowych dla miast Szlaku Zamków Gotyckich (16 szlaków cyfrowych ze śladem GPX na stronie velomapa.pl), uwzględniające najciekawsze POI (pinezki z informacjami na mapie velomapa.pl) oraz informacje dotyczące bezpieczeństwa na Szlaku);
b. opracowanie merytoryczne kolekcji szlakowych: wytyczenie i opracowanie merytoryczne 1 kolekcji szlakowej – rowerowej wersji Szlaku Zamków Gotyckich (1 cyfrowa mapa ze śladem GPX na stronie velomapa.pl), uwzględniające najciekawsze POI (pinezki z informacjami na mapie velomapa.pl) oraz informacje dot. bezpieczeństwa na Szlaku);
c. opracowanie bazy POI atrakcji turystycznych i najciekawszych POI dla każdego Szlaku (nie mniej niż 160 dedykowanych punktów POI – pinezek), jak również zapewnienie informacji dot. bezpieczeństwa na szlaku (opracowane informacje o bezpieczeństwie uwzględniać będą potrzeby grup docelowych tj. dla rowerzystów, rodzin z dziećmi, seniorów i osób z niepełnosprawnościami).
4. Zakres prac Zamawiającego obejmuje:
a. Dostarczenie logotypów Stowarzyszenia, Instytucji współfinansujących, Partnerów, wraz z wymaganą treścią o dofinansowaniu mapy.
b. Dostarczenie podstawowej listy zamków, zabytków oraz atrakcji z województwa pomorskiego, kujawsko-pomorskiego, warmińsko-mazurskiego, tematycznie związanych z Cyfrowym przewodnikiem rowerowym po Szlaku Zamków Gotyckich.
5. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 30 listopada 2023, według następującego harmonogramu prac:
a. od dnia podpisania umowy do 31.08.2023
- kreacja graficzna szlaków: kreacja graficzna 16 miejskich szlaków rowerowych;
- kreacja graficzna szlaków: kreacja graficzna rowerowej wersji Szlaku Zamków Gotyckich;
Przedstawienie szlaków poprzez dedykowane podstrony kolekcji szlakowych i punkty POI na velomapa.pl (pinezki na mapie velomapa.pl) zawierające w swojej strukturze opis, zdjęcia, ilustracje i inne treści multimedialne – powstaje kreacja, branding każdego z 16 szlaków rowerowych i rowerowa wersja Szlaku Zamków Gotyckich;
b. od dnia podpisania umowy do 31.08.2023
- opracowanie dedykowanych funkcjonalności na velomapa.pl spełniające potrzeby grup docelowych dla opracowanych kolekcji szlakowych tj. przystosowanie prezentacji treści multimedialnych do potrzeb osób starszych czy osób z niepełnosprawnościami; usługa „Bezpiecznie na szlaku” polegająca na wprowadzeniu w serwisie mapowym velomapa.pl punktów POI z ważnymi komunikatami dla uczestników (od 48 do 96 takich punktów dla opracowanych szlaków); usługa: widżet “Szlak dla rodzin z dziećmi”: 1 usługa na stronie velomapa.pl
Zamawiający oczekuje zastosowania funkcjonalności velomapa.pl, to jest w szczególności:
- Poprzez funkcjonalność Kolekcje możliwe jest opracowanie podstrony szlaku na velomapa.pl zawierającej kreatywną prezentację szlaku. Format GPX pozwala na prezentowanie przebiegu szlaku jak również pobranie przebiegu.
- Osadź na swojej stronie pozwoli prezentować widok zaprojektowanych szlaków na innych stronach.
- Poprzez funkcjonalność POI możliwe jest opracowanie interaktywnych pinezek zawierających multimedia i zarządzane w dowolnym czasie informacje o bezpieczeństwie na szlaku.
- Poprzez znaczki QR na szlaku możliwe będzie udostępnienie kolekcji szlaku bezpośrednio na szlaku co zapewni dostęp do informacji o szlaku użytkownikom będącym w danym czasie na szlaku.
c. od dnia podpisania umowy do 30.11.2023
- wykonanie 16 znaczników QR na Szlaku – znacznik z kodem QR (trwała i jakościowa tabliczka emaliowana); pomysł wdrożenia i logika działania usługi kodów QR powinien zostać przedstawiony do akceptacji Zamawiającemu przed jej wdrożeniem; wdrożenie obejmuje: wygenerowanie unikatowych tagów QR z informacją przekierowującą do prezentacji kolekcji szlakowych oraz dostawę i montaż tabliczek w ustalonej z Zamawiającym lokalizacjach (informacja o lokalizacji i zdjęcie znaczników na Szlaku)
d. od 01.06.2023 do 30.11.2023
- wykonanie 100 ilustrowanych plakatów A2 z kodem QR promujących usługę ze wskazaniem ich lokalizacji na Szlaku;
e. od 01.06.2023 do 30.11.2023
- przeprowadzenie kampanii promującej turystykę rowerową dla miast na Szlaku Zamków Gotyckich poprzez zamieszczenie 30 artykułów informacyjnych/promocyjnych w serwisach internetowych i mediach społecznościowych;
f. od 01.07.2023 do 30.11.2023
- dostarczenie Zamawiającemu bazy 500 dedykowanych zdjęć wizerunkowych na potrzeby kreacji opracowanych szlaków oraz bazy minimum 50 autorskich ilustracji obiektów na szlaku wykonanych w oparciu o obecnie obowiązujące trendy projektowania graficznego i ilustracji.
6. Miejsce realizacji zamówienia: województwo warmińsko-mazurskie: Olsztyn
III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz Ofertowy” (załącznik nr 1), w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo.
2. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz.
3. Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie: ceny brutto. Wykonawca w cenie oferty winien uwzględnić wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia, Wykonawca winien zastosować właściwą stawkę podatku VAT.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią warunki dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadania wiedzy i doświadczenia; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
2. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania. Zamówienie nie może być udzielane podmiotom (Zamawiający – Wykonawca) powiązanym z nim kapitałowo lub osobowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą: spełnia/nie spełnia. Wykonawcy, którzy nie spełnią wymaganych warunków lub nie złożą oświadczeń i dokumentów potwierdzających ich spełnienie, zostaną wykluczeni z postępowania, a ich oferty zostaną uznane za odrzucone.
4. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który spełni wymagania zapytania ofertowego i uzyska największą liczbę punktów. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który uzyskał kolejno największą liczbę punktów.
V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawców warunków, o których mowa w dziale IV pkt. 1 zapytania ofertowego Wykonawca złoży: a) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego; b) Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 w następującym zakresie:
- 2 usług odpowiadających rodzajowi zamówienia, tj. dotyczących opracowania koncepcji produktu turystycznego, wykonania przewodnika internetowego, wykonania interaktywnej mapy o wartości nie mniejszej niż 9 000,00 zł brutto każda.
2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, o których mowa w dziale IV pkt. 2 Zamawiający żąda: a) Oświadczenia, że między Wykonawcą a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3.
3. Pełnomocnictwo do podpisywania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba do tego upoważniona.
VI. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego.
VII. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani wariantowych.
VIII. Zamawiający nie planuje udzielania zamówień uzupełniających.
IX. Zamawiający przewiduje możliwość odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie będzie leżeć w interesie publicznym. Odstąpienie od umowy w takim przypadku powinno nastąpić w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.
W przypadku odstąpienia od umowy, Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do daty odstąpienia od umowy.
X. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
XI. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
XII. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymogami określonymi w „Zapytaniu ofertowym”.
XIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY, OSOBA DO KONTAKTU
Ofertę cenową należy przesłać w formie scanu oryginału podpisanych dokumentów (wraz z załącznikami) drogą elektroniczną na adres e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, wpisując w temacie wiadomości „Oferta na usługę dotyczącą wykonania Cyfrowego przewodnika rowerowego po Szlaku Zamków Gotyckich”
w terminie do dnia 9 maja 2023r.
Oferty, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie zostaną odrzucone.
Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana przez Zamawiającego, zobowiązany będzie, przed podpisaniem umowy w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia, przekazać Zamawiającemu oryginał podpisanej oferty wraz ze wszystkimi załącznikami określonymi w wykazie oświadczeń i dokumentów zapytania ofertowego.
Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Izabela Narożniak-Jakubowska, tel. 535 887 090, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl
XIV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz
z upływem terminu składania ofert.
XV. INFORMACJE DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI
1. Zamawiający przewiduje dokonanie płatności po wykonaniu i uruchomieniu Cyfrowego przewodnika rowerowego po Szlaku Zamków Gotyckich dzięki technologii velomapa.pl oraz po podpisaniu przez strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu poprawnie wystawionej faktury/rachunku.
2. Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
XVI. WYJAŚNIENIE I MODYFIKACJA „ZAPYTANIA OFERTOWEGO”
1. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej. Dokonana modyfikacja zostanie także niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali zapytanie ofertowe.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.
XVII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria podane poniżej:
Cena – 100%
Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określone we wskazanym kryterium otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałym Wykonawcom, wypełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) liczba punktów, zgodnie ze wzorem:
Cena brutto najkorzystniejszej oferty
———————————————————— x 100%
Cena brutto badanej oferty
2. Jeśli proponowana cena za usługę, odbiegać będzie od założeń budżetowych projektów – Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji.
3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
XVIII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY
W CELU REALIZACJI USŁUGI:
1. Zamawiający powiadomi o rozstrzygnięciu postępowania na wskazany w ofertach Wykonawców adres poczty elektronicznej. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronie https://zamkigotyckie.org.pl
2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą niezwłocznie po przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak, niż przed upływem terminu związania ofertą.
3. Zamawiający informuje, iż niniejsze postępowanie nie jest prowadzone na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej https://zamkigotyckie.org.pl oraz jest dostępne w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Pieniężnego 10.
XIX. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH WYNIKAJĄCE Z OBOWIĄZKU OKREŚLONEGO ART. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str 1), dalej RODO informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający – Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” reprezentowane przez Przewodniczącego Zarządu – Piotra Grzymowicza oraz Dyrektor Biura Stowarzyszenia – Izabelę Narożniak-Jakubowską, adres Zamawiającego: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, ul. Pieniężnego 10, 10-006 Olsztyn, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, tel. 535 887 090.
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem na usługę dotyczącą wykonania i uruchomienia Cyfrowego przewodnika rowerowego po Szlaku Zamków Gotyckich , prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.
3. W związku z przetwarzaniem danych w celach związanych z przedmiotowym postępowaniem, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
4. Pani/Pana dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane zgodnie
z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym z mocy prawa.
5. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
6. Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO
7. Nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych , gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c RODO.
Dyrektor Biura Stowarzyszenia
Izabela Narożniak-Jakubowska
Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1
Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 2
Brak powiązań – Załącznik nr 3