Zapytanie ofertowe na usługę dotyczącą przygotowania, wydania oraz dostawy publikacji promocyjnych

kwi 25, 2023

Olsztyn, dnia 25.04.2023r.

 ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamawiający:

Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”

Pieniężnego 10

10-006 Olsztyn

Strona: www.zamkigotyckie.org.pl

E-mail: info@zamkigotyckie.org.pl

Tel.  89 535 32 76

 I. INFORMACJE OGÓLNE

Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” działając na podstawie Regulaminu wewnętrznego w zakresie procedur udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej 130 tysięcy zł – załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Biura Stowarzyszenia gmin „Polskie zamki gotyckie”, bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo Zamówień Publicznych, zaprasza do składania ofert na usługę dotyczącą przygotowania, wydania oraz dostawy publikacji promocyjnych.

Usługa jest przedsięwzięciem: projektu nr PR/1/008/2018 „Turystyka bez granic – szlakami turystycznymi na obszarach transgranicznych w północno-wschodniej Polsce” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa; projektu „Śladami Mikołaja Kopernika na zamkach gotyckich” współfinansowanego ze środków Samorządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego oraz Samorządu Województwa Pomorskiego.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

22140000-3 Ulotki

22114300-5 Mapy

22150000-6 Broszury

79823000-9 Usługi drukowania i dostawy

  1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, wydanie oraz dostawa publikacji promocyjnych.
  2. Zakres prac Wykonawcy obejmuje: przygotowanie, druk oraz dostawę następujących publikacji:1) folder – gra miejska pt. „Śladami Mikołaja Kopernika” – nakład 1 000 egz. w wersji polskiej, do 30 czerwca 2023; 2) mapa pt. „Szlakiem zamków gotyckich” – nakład 10 000 egz. w wersji polskiej, do 31 lipca 2023; 3) broszura pt. „Zamki gotyckie – oferta turystyczna” – nakład 1 000 egz. w wersji polskiej, do 15 października 2023;

A. folder – gra miejska pt. „Śladami Mikołaja Kopernika”; dane techniczne: nakład 1 000 egzemplarzy, format 10 x 21 cm, objętość 6 stron, druk wielobarwny 4+4 + lakier dyspersyjny, papier kreda mat 170g, oprawa składane na trzy części w „c”

do zadań Wykonawcy należy:

– opracowanie wstępnej koncepcji edytorskiej i wykonanie projektu graficznego folderu według scenariusza przedstawionego przez Zamawiającego; przedstawienie do akceptacji Zamawiającego;

–    wykonanie mapek pomocniczych, przedstawiających centrum Olsztyna;

–    redakcja i korekta językowa tekstów uwzględniająca uwagi i dodatkowe zapisy dostarczone przez Zamawiającego;

–    dobór materiałów ilustracyjnych i zdjęć (ze zbiorów własnych Wykonawcy);

–    skład i łamanie tekstów, obróbka elektroniczna ilustracji, przygotowanie do druku;

–    realizacja poligraficzna; dostarczenie wydrukowanego nakładu pod wskazany adres;

–    przekazanie praw autorskich do publikacji;

–    przygotowanie i dostarczenie plików pdf do zamieszczenia w Internecie

B. mapa pt. „Szlakiem zamków gotyckich”: dane techniczne: nakład 10 000 egzemplarzy, format plano B2; po złożeniu 114 x 240 mm/24 strony, druk wielobarwny 4+4, papier mapowy G-Print 100g

do zadań Wykonawcy należy:

–    opracowanie wstępnej koncepcji edytorskiej i wykonanie projektu graficznego mapy obejmującego obszar województw: warmińsko-mazurskiego, pomorskiego, kujawsko-pomorskiego. Projekt musi uwzględniać umiejscowienie graficznych ikon zamków i atrakcji turystycznych z tego obszaru oraz inne elementy, np. graficzne oznaczenie miejscowości, dróg, rzek i jezior. Z tyłu mapy – teksty i zdjęcia dotyczące omawianego tematu; przedstawienie do akceptacji Zamawiającego;

–    opracowanie merytoryczne tekstów o zamkach i atrakcjach turystycznych z uwzględnieniem pobytu Mikołaja Kopernika na zamkach np. Malbork, Sztum, Kwidzyn, Olsztyn, Lidzbark Warmiński,  na obszarze sporządzanej mapy – przewidywana objętość ok. 0,5 arkusza autorskiego (ok. 12 stron znormalizowanego maszynopisu);

–    redakcja językowa opracowanych tekstów i korekta uwzględniająca uwagi i dodatkowe zapisy dostarczone przez Zamawiającego;

–    opracowanie ikonograficzne – uzupełnienie materiałów ilustracyjnych i zdjęć (ze zbiorów własnych Wykonawcy) do opisów tematycznych; przedstawienie do akceptacji Zamawiającego;

–    skład i łamanie tekstów, obróbka elektroniczna ilustracji, przygotowanie do druku, nadanie numeru ISBN należącego do Wykonawcy;

–    realizacja poligraficzna, dostarczenie wydrukowanego nakładu pod wskazany adres w Olsztynie;

–    przekazanie praw autorskich do publikacji; na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich w stosunku do materiałów pochodzących z jego zbiorów;

–    przygotowanie i dostarczenie plików pdf do zamieszczenia w Internecie;

–    nadanie  numeru ISBN i rozesłanie ustawowo obowiązkowych egzemplarzy bibliotecznych.

C. broszura pt. „Zamki gotyckie – oferta turystyczna”: dane techniczne: nakład 1 000 egzemplarzy, format 140 x 210 mm po obc., objętość 48 stron z okładką, druk wielobarwny – środki 4+4, okładka 4+4 , papier środki kreda mat. 130g, okładka kreda mat 200g, oprawa miękka, zeszytowa, szyta drutem, okładka folia mat/lakier dyspersyjny mat.

do zadań Wykonawcy należy:

–    opracowanie wstępnej koncepcji edytorskiej i przygotowanie wydawnicze publikacji: skład i korekta redakcyjna tekstów, projekt całości pracy i okładki z uwzględnieniem doboru ilustracji, wykonania grafiki  (np. rysunki i elementy graficzne, mapki);

–    redakcja językowa opracowanych tekstów i korekta uwzględniająca uwagi i dodatkowe zapisy dostarczone przez Zamawiającego;

–    opracowanie ikonograficzne – uzupełnienie materiałów ilustracyjnych i zdjęć (ze zbiorów własnych Wykonawcy) do opisów tematycznych (ofert turystycznych); przedstawienie do akceptacji Zamawiającego;

–    skład i łamanie tekstów, obróbka elektroniczna ilustracji, przygotowanie do druku, nadanie numeru ISBN należącego do Wykonawcy;

–    realizacja poligraficzna, dostarczenie wydrukowanego nakładu pod wskazany adres w Olsztynie;

–    przekazanie praw autorskich do publikacji; na Wykonawcy spoczywa odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich w stosunku do materiałów pochodzących z jego zbiorów;

–    przygotowanie i dostarczenie plików pdf do zamieszczenia w Internecie;

–    nadanie  numeru ISBN i rozesłanie ustawowo obowiązkowych egzemplarzy bibliotecznych.

  1. Zakres prac Zamawiającego obejmuje:

a. Dostarczenie logotypów Stowarzyszenia, Instytucji Współfinansujących, Partnerów, wraz z wymaganą treścią o dofinansowaniu aplikacji.

b. Dostarczenie tekstów w języku polskim o przewidywanej objętości ok. 2 (±10%) stron znormalizowanego maszynopisu na potrzeby gry miejskiej pt. „Śladami Mikołaja Kopernika”.

c. Dostarczenie tekstów ofert w języku polskim o przewidywanej objętości ok. 25 (±10%) stron znormalizowanego maszynopisu na potrzeby broszury pt. „Zamki gotyckie – oferta turystyczna” oraz podstawowych zdjęć do poszczególnych ofert.

d. Przekazanie konspektu określającego wytyczne i założenia do napisania tekstów przez Wykonawcę na potrzeby mapy pt. „Szlakiem zamków gotyckich”.

  1. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 15 października 2023 r.,

według następującego harmonogramu prac:  a. folder – gra miejska pt. „Śladami Mikołaja Kopernika” do 30 czerwca 2023; b. mapa pt. „Szlakiem zamków gotyckich” do 31 lipca 2023; c. broszura pt. „Zamki gotyckie – oferta turystyczna” do 15 października 2023.

  1.  Miejsce realizacji zamówienia: województwo warmińsko-mazurskie: Olsztyn

III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

  1. Ofertę sporządzić należy na druku „Formularz Ofertowy” (załącznik nr 1), w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo.
  2. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz.
  3. Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie: ceny brutto. Wykonawca w cenie oferty winien uwzględnić wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia, Wykonawca winien zastosować właściwą stawkę podatku VAT.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

  1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią warunki dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadania wiedzy i doświadczenia; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) sytuacji ekonomicznej i finansowe.
  2. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu  z postępowania. Zamówienie nie może być udzielane podmiotom (Zamawiający – Wykonawca) powiązanym z nim kapitałowo lub osobowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
    w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane  z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające
    w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
  3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie zgodnie z formułą: spełnia/nie spełnia. Wykonawcy, którzy nie spełnią wymaganych warunków lub nie złożą oświadczeń i dokumentów potwierdzających ich spełnienie, zostaną wykluczeni z postępowania, a ich oferty zostaną uznane za odrzucone.
  4. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który spełni wymagania zapytania ofertowego i uzyska największą liczbę punktów. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który uzyskał kolejno największą liczbę punktów.

V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW

  1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawców warunków, o których mowa w dziale IV pkt. 1 zapytania ofertowego Wykonawca złoży: a) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego; b) Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –  w tym okresie, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 w następującym zakresie: 2 usług odpowiadających rodzajowi zamówienia, tj. dotyczących wykonania publikacji o wartości nie mniejszej niż 10 000,00 zł brutto każda.
  2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, o których mowa w dziale IV pkt. 2 Zamawiający żąda: a) Oświadczenia, że między Wykonawcą a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3.
  3. Pełnomocnictwo do podpisywania oferty i składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba do tego upoważniona.

VI. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego.

VII. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani wariantowych.

VIII. Zamawiający nie planuje udzielania zamówień uzupełniających.

IX. Zamawiający przewiduje możliwość odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie będzie leżeć w interesie publicznym. Odstąpienie od umowy w takim przypadku powinno nastąpić w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.  W przypadku odstąpienia od umowy, Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do daty odstąpienia od umowy.

X. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

XI. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

XII. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymogami określonymi w „Zapytaniu ofertowym”.

XIII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY, OSOBA DO KONTAKTU

Ofertę cenową należy przesłać w formie scanu oryginału podpisanych dokumentów  (wraz z załącznikami) drogą elektroniczną na adres e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, wpisując w temacie wiadomości „Oferta na usługę dotyczącą przygotowania, wydania oraz dostawy publikacji promocyjnych”

w terminie do dnia 5 maja 2023r.

Oferty, które wpłyną po wyżej wymienionym terminie zostaną odrzucone.

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana przez Zamawiającego, zobowiązany będzie, przed podpisaniem  umowy w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia, przekazać Zamawiającemu oryginał podpisanej oferty wraz ze wszystkimi załącznikami określonymi w wykazie oświadczeń i dokumentów zapytania ofertowego.

Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Izabela Narożniak-Jakubowska, tel. 535 887 090,  e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl.

XIV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz  z upływem terminu składania ofert.

XV. INFORMACJE DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI

  1. Zamawiający przewiduje dokonanie płatności po wykonaniu i dostarczeniu wszystkich publikacji promocyjnych do miejsca na terenie Olsztyna, wskazanym przez Zamawiającego oraz po podpisaniu przez strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu poprawnie wystawionej faktury/rachunku.
  2. Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.

XVI. WYJAŚNIENIE I MODYFIKACJA „ZAPYTANIA OFERTOWEGO”

  1. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej. Dokonana modyfikacja zostanie także niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali zapytanie ofertowe.
  2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.

XVII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

  1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria podane poniżej:

Cena – 100%

Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określone we wskazanym kryterium otrzyma maksymalną liczbę punktów. Pozostałym Wykonawcom, wypełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) liczba punktów, zgodnie ze wzorem:

Cena brutto najkorzystniejszej oferty

————————————————————  x 100%

Cena brutto badanej oferty

2. Jeśli proponowana cena za usługę, odbiegać będzie od założeń budżetowych projektów – Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji.

3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

XVIII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE  OFERTY  W  CELU  REALIZACJI  USŁUGI:

  1. Zamawiający powiadomi o rozstrzygnięciu postępowania na wskazany w ofertach Wykonawców adres poczty elektronicznej. Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronie https://zamkigotyckie.org.pl
  2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą niezwłocznie po przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak, niż przed upływem terminu związania ofertą.
  3. Zamawiający informuje, iż niniejsze postępowanie nie jest prowadzone na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
  4. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej https://zamkigotyckie.org.pl oraz jest dostępne w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Pieniężnego 10.

XIX.  INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH WYNIKAJĄCE Z OBOWIĄZKU OKREŚLONEGO ART. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str 1), dalej RODO informuję, że:

    1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający – Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie” reprezentowane przez Przewodniczącego Zarządu – Piotra Grzymowicza oraz Dyrektor Biura Stowarzyszenia – Izabelę Narożniak-Jakubowską, adres Zamawiającego: Stowarzyszenie gmin „Polskie zamki gotyckie”, ul. Pieniężnego 10, 10-006  Olsztyn, e-mail: info@zamkigotyckie.org.pl, tel. 535 887 090.
    2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem na usługę dotyczącą przygotowania, wydania oraz dostawy publikacji promocyjnych, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.
    3. W związku z przetwarzaniem danych w celach związanych z przedmiotowym postępowaniem, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
    4. Pani/Pana dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane zgodnie
      z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym z mocy prawa.
    5. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
    6. Posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
    7. Nie przysługuje Pani/Panu:  w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych , gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c RODO.

Załączniki:

zapytanie_ofertowe

Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1

Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 2

Brak powiązań – Załącznik nr 3

Wykaz usług – Załącznik nr 4